KI im Tender Management: Fraunhofer IAIS zeigt Potenziale für Ausschreibungsprozesse
Whitepaper beleuchtet Einsatz von Assistenzsystemen zur Strukturierung und Beschleunigung von Angebotsprozessen
Das Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS hat ein Whitepaper zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Tender Management veröffentlicht. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie KI-Assistenzsysteme Unternehmen bei der Analyse von Ausschreibungen und der Erstellung passender Angebote unterstützen können.
Die Publikation zeigt, wie KI-Systeme insbesondere bei der strukturierten Auswertung komplexer Ausschreibungsunterlagen eingesetzt werden können. Dabei geht es unter anderem um die automatisierte Extraktion von Anforderungen, den Abgleich mit dem eigenen Produkt- und Leistungsportfolio sowie die Unterstützung bei der Entscheidungsfindung im Angebotsprozess.
Ein zentraler Fokus des Whitepapers liegt auf praxisnahen Anwendungsfeldern entlang des gesamten Tender-Workflows. Dazu zählen die Anforderungsextraktion aus umfangreichen Vergabeunterlagen und das sogenannte Portfolio-Matching, bei dem digitale Systeme prüfen, welche Leistungen eines Unternehmens zu den jeweiligen Ausschreibungsanforderungen passen.
Neben den potenziellen Effizienzgewinnen adressiert das Fraunhofer IAIS auch zentrale Herausforderungen beim Einsatz von KI im Ausschreibungswesen. Dazu gehören Fragen der Nachvollziehbarkeit von KI-Entscheidungen, der Vertraulichkeit sensibler Unternehmens- und Kundendaten sowie die regulatorische Einordnung solcher Systeme im Kontext bestehender Compliance- und Vergaberegeln.
Zur Veranschaulichung wurde im Rahmen des Fraunhofer Heilbronn Forschungs- und Innovationszentrums (HNFIZ) ein Forschungsdemonstrator entwickelt. Dieser zeigt exemplarisch, wie KI-gestützte Assistenzsysteme in realen Ausschreibungsszenarien eingesetzt werden können, um Verantwortliche im Tender Management zu entlasten und Entscheidungsprozesse zu strukturieren.
Nach Einschätzung des Instituts können KI-Systeme insbesondere in komplexen und zeitkritischen Vergabeprozessen dazu beitragen, die Qualität der Angebotserstellung zu verbessern und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu reduzieren. Dies gilt vornehmlich für Unternehmen mit umfangreichen Produkt- und Dienstleistungsportfolios, in denen die manuelle Auswertung von Ausschreibungen zunehmend an Grenzen stößt.
Das Whitepaper ist Teil der Aktivitäten des Fraunhofer IAIS im Bereich angewandter KI-Forschung und wurde im Rahmen der Fraunhofer Heilbronn Forschungs- und Innovationszentren entwickelt. Ziel ist es, den Transfer von KI-Technologien in wirtschaftliche und administrative Anwendungsfelder zu unterstützen.
