Klinikum Aschaffenburg-Alzenau digitalisiert Klinikeinkauf – Bilanz nach 2 Jahren
Prospitalia Cockpit reduziert Stammdatenpflege von mehreren Tagen auf rund eine Stunde pro Monat
Zwei Jahre nach der Integration der Einkaufsdienstleistungen von Prospitalia zieht das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau eine positive Bilanz. Digitale Preis-, Vertrags- und Stammdatenprozesse sollen den administrativen Aufwand deutlich reduziert und zugleich die Transparenz im Klinikeinkauf erhöht haben.
Das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau hat seine Einkaufsprozesse in den vergangenen zwei Jahren zunehmend digitalisiert. Zentrales Instrument ist dabei das Prospitalia Cockpit, das inzwischen mit dem im Klinikum eingesetzten SAP-System verknüpft ist. Preis-, Artikel- und Stammdaten können dadurch nach Angaben von Prospitalia ohne Medienbrüche zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Für Thomas Willms, Leiter Einkauf am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau, hat sich insbesondere die Stammdatenpflege verändert. Das Klinikum verwaltet mehr als 10.000 Artikelstammdaten. Während Preis- und Stammdaten früher manuell gepflegt werden mussten und dies mehrere Tage beanspruchte, würden Änderungen inzwischen automatisiert in das SAP-System übernommen. Nach Angaben von Willms konnte der Aufwand dadurch auf etwa eine Stunde pro Monat reduziert werden. Gleichzeitig sollen Fehlerquellen und Rechnungsdifferenzen verringert werden. Ein digitaler Änderungsdienst informiert den Einkauf zudem über Änderungen bei Lieferanten, Produkten und Preisen.
Daten sollen strategische Einkaufssteuerung verbessern
Neben der operativen Entlastung nutzt das Klinikum die digitalen Anwendungen zunehmend zur strategischen Steuerung. Über die Anwendungen proHospital+ und proAnalytics+ werden unter anderem Preisdaten, Einkaufsmengen und das Einkaufsverhalten ausgewertet. Ein integriertes Mengentracking ermöglicht es, Abnahmevereinbarungen laufend zu überwachen. Zeitintensive Excel-Auswertungen sollen dadurch entfallen. Das Klinikum kann nach eigenen Angaben schneller erkennen, ob vereinbarte Mengen erreicht werden und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen einleiten. Geplant ist zudem, Prospitalia stärker in die Pflege der Warengruppen einzubeziehen. Dies betrifft insbesondere die Zuordnung nach eClass und PS-Warengruppen. Auch das Vertragsmanagement wurde digitalisiert. Abnahmevereinbarungen und Fristen können zentral überwacht werden. Hinweise auf bevorstehende Termine sollen es dem Einkauf ermöglichen, frühzeitig zu reagieren. Digitale Willenserklärungen und interne Unterschriftenprozesse werden ebenfalls über die entsprechenden Strukturen abgewickelt.
Ausschreibungsverfahren deutlich verkürzt
Einen weiteren Effekt sieht das Klinikum bei Ausschreibungen und Investitionsvorhaben. Ein Großteil könne auf Grundlage bestehender Ausschreibungen über sogenannte Miniwettbewerbe abgewickelt werden. Bei komplexeren Einzelverfahren greift das Klinikum auf Unterstützung durch Prospitalia zurück. Nach Angaben von Willms können Vergabeverfahren, die früher teilweise mehr als sechs Monate beanspruchten, inzwischen innerhalb von vier bis sechs Wochen vergabekonform abgeschlossen werden. Auch die Kommunikation mit dem Einkaufsdienstleister erfolgt zunehmend digital. Über ein Ticketsystem werden Anfragen direkt den zuständigen Ansprechpartnern zugeordnet und deren Bearbeitungsstatus dokumentiert.
Digitalisierung wird Voraussetzung für wirtschaftlichen Einkauf
Für das Klinikum gewinnt die Digitalisierung des Einkaufs angesichts steigender Kosten und komplexerer Beschaffungsprozesse weiter an Bedeutung. Entscheidend sei allerdings, dass digitale Prozesse nicht isoliert eingesetzt, sondern von Kliniken und Lieferanten konsequent genutzt würden.
„Digitale Prozesse sind heute keine Komfortfunktion mehr, sondern eine wesentliche Voraussetzung für einen wirtschaftlichen und zukunftsfähigen Klinikeinkauf“, bilanziert Willms.
Das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau gehört mit rund 900 Betten und etwa 3.000 Beschäftigten zu den zehn größten Krankenhäusern Bayerns. An den Standorten Aschaffenburg und Alzenau werden jährlich rund 100.000 Patientinnen und Patienten versorgt.
