Wie die Immanuel Albertinen Diakonie Prozesse und Pflegequalität in Berlin und Brandenburg nicht nur digitalisiert, sondern verbessert

In Krankenhaus- und Pflegekonzernen sind im Lauf der Jahrzehnte an den verschiedenen Standorten meist sehr unterschiedliche Dokumentationsstrukturen gewachsen. Prozessbrüche zwischen digitalen Strukturen und Papierdokumentation sind auch innerhalb einer Einrichtung oft die Regel und erschweren Abläufe im Krankenhausalltag. Drei Kliniken der Immanuel Albertinen Diakonie in Berlin, Bernau und Rüdersdorf schaffen deshalb jetzt einheitliche digitale Strukturen mit i.s.h.med® und LEP. Das Immanuel Krankenhaus Berlin, das Immanuel Klinikum Bernau Herzzentrum Brandenburg und die Immanuel Klinik Rüdersdorf gehören zur Immanuel Albertinen Diakonie, die an 87 Standorten in sieben Bundesländern mit einem jährlichen Umsatz von fast 600 Millionen Euro unter anderem Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Hospize und Beratungsstellen betreibt.
Daniela Rygol ist Fachbereichsleiterin Applikationsbetreuung in dem Unternehmen und fasst die Ausgangssituation zusammen: „Wir nutzen an allen drei Standorten i.s.h.med und SAP, jedoch in jeweils unterschiedlichen Ausbaustufen. Um die Einrichtungen auf denselben Stand der Digitalisierung zu bringen, streben wir für sie eine gruppenweit standardisierte und homogenisierte Plattform an. Damit reduzieren wir zum Beispiel den Supportaufwand und schaffen klare Strukturen innerhalb der Häuser.“

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Pflege als einer der großen Blöcke, wenn es um Digitalisierung geht 

Die Digitalisierung ist bereits seit geraumer Zeit strategisch im Fokus der Immanuel Albertinen Diakonie. Nach interner Evaluation setzte das Management auf SAP im klinischen wie auch im betriebswirtschaftlichen Umfeld und entschied sich klar für den Ausbau von i.s.h.med und damit für die Begleitung durch Cerner als führendem Anbieter.
„Einer der größten Bereiche, wenn es um Digitalisierung geht, ist der Fachbereich Pflege. Gleichzeitig ist das auch ein Bereich, der gut strukturiert ist und in dem man die Digitalisierung deshalb standardisiert umsetzen kann – denn die Pflege zieht immer mit!“, erläutert Diplom-Pflegewirt Mike Bernau, der Projektleiter im Applikationsteam ist.

Klare Definition der Ziele im Vorfeld

Die Anforderungen legte eine Projektgruppe aus Pflegedirektorien, Bereichsleitungen und Key-Usern bereits im Vorfeld fest. Im Vordergrund standen von Anfang an nicht die einzelnen Einrichtungen, sondern alle Standorte gemeinsam: „Unser Ziel war es, für alle Krankenhäuser der Immanuel Albertinen Diakonie in Berlin-Brandenburg einen einheitlichen Standard zu definieren und umzusetzen“, so Daniela Rygol. Der Fokus lag hier klar auf der Einführung von LEP. Mike Bernau erklärt, warum: „Die Idee dazu kam schon Anfang 2000 auf. Im Endeffekt ging es uns nicht nur darum, die Dokumentation zu digitalisieren, sondern einen echten Mehrwert innerhalb der Pflegeprozessdokumentation zu erlangen. LEP ist eine ausgereifte Systematik, die Planung, Abrechnung und Controlling von Pflegeleistungen deutlich erleichtert und transparent macht. Gerade in der aktuellen Situation führt an einer IT-basierten LEP-Lösung eigentlich kein Weg vorbei. Denn einerseits herrscht ein Mangel an Pflegekräften, während gleichzeitig die Ansprüche an die Qualität steigen und Krankenhäuser deshalb einen erheblichen Aufwand treiben müssen, um Pflegeleistungen zu erfassen und abzurechnen.“

Nicht zuletzt aus diesen Gründen wartete auch das Pflegepersonal bereits ungeduldig auf eine IT-basierte Lösung für die Planung und Dokumenation in seinem Verantwortungsbereich. „Allein die für die Abrechnung erforderliche Dokumentation in der Pflege ist auf Papier kaum noch zu leisten“, fasst Mike Bernau die allgemeine Stimmung zusammen.
„Gerade die Umsetzung des Scores für Pflegekomplexmaßnahmen ist mit einem hohen Aufwand verbunden, wenn sie manuell erfolgen soll. Und auch eine ordentliche, individuelle Pflegeplanung ist mit geeigneten digitalen Systemen deutlich einfacher und hochwertiger umzusetzen. Das macht nicht nur die Arbeit für das Personal leichter. Die gesteigerte Individualisierung in der Pflegeplanung, die ständige Verfügbarkeit von Daten und die damit verbundene hohe Transparenz verbessern auch die Pflegequalität für die Patienten deutlich. Und das ist gerade für uns als diakonisches Unternehmen ein außerordentlich wichtiger Punkt.“

Von der Pflegeanamnese bis zur Abrechnung: Mit ePA-AC und LEP in i.s.h.med bestens gerüstet

Die Lösung von Cerner umfasst nicht nur LEP, sondern auch die Systematik ePA-AC, einen etablierten Standard für die Planung und Durchführung von Pflegeleistungen. „Die Lösung von Cerner ist eine Art Rundum-sorglos-Paket“, sagt Daniela Rygol. „Sie ist integraler Bestandteil von i.s.h.med und deckt alle wichtigen Punkte vom Funktionsumfang ab: Von der Pflegeanamnese über die Pflegeplanung, die Ableitung und Durchführung von Pflegemaßnahmen sowie deren Dokumentation und Evaluation, bis hin zur Ableitung der PKMS und pflegerelevanter Nebendiagnosen. Alles basiert auf anerkannten Standards, ist einfach in der Handhabung und hat logisch aufeinander abgestimmte Komponenten.“

Dass die Lösung einfach und praxisgerecht gestaltet ist, zeigte sich bereits bei der Planung und Implementierung. Nach dem Kick-Off des Projekts im September 2018 passte eine Projektgruppe den LEP-Basiskatalog an die speziellen Bedürfnisse der Immanuel Albertinen Diakonie an. „Man kann natürlich auch mit den vorgegebenen Standards arbeiten“, so Mike Bernau, „aber jedes Haus und jedes Unternehmen hat seine Besonderheiten. Deswegen haben wir die Kataloge so modifiziert, dass sie die Anforderungen unseres Unternehmens abbilden.“ Parallel zur Bearbeitung der Kataloge erhielten die Key-User eine Basisschulung.

Die Einführungsphase: schneller als erwartet

Nach einer ausführlichen Testphase war es dann so weit: Im April 2019 wurde die neue Lösung zunächst im Immanuel Klinikum Bernau Herzzentrum Brandenburg eingeführt, im Mai folgte das Immanuel Krankenhaus Berlin am Standort Berlin-Buch. „Wir hatten für die Schulung der rund 250 Mitarbeitenden und die Einführung in Bernau vier Wochen vor dem Go-live veranschlagt“, erinnert sich Mike Bernau. „Und damit lagen wir goldrichtig.“

Dem Go-live lag ein ambitionierter Plan zugrunde: So verzichtete das Projektteam auf eine Übergangsphase mit doppelter Dokumentation. Stattdessen ging man in zwei Stufen vor, wie Daniela Rygol erläutert: „In der ersten Woche haben wir zunächst nur die einfachen Standardfälle unter den neu aufgenommenen Patienten mit der neuen Lösung dokumentiert. Dadurch hatten wir einen Übungseffekt in der Praxis. Ab der zweiten Woche haben wir dann die Lösung auch bei den komplexeren Fällen eingesetzt. Das lief so gut, dass schon nach der dritten Woche die komplette Pflegedokumentation digitalisiert war.“ Betreut wurden die Anwender zunächst von den Key-Usern und Mitgliedern der Projektgruppe. Zu Beginn der zweiten Woche – also mit Umstellung der komplexer gelagerten Fälle auf die neue Lösung – verstärkten zusätzlich noch Fachleute von Cerner das Team. „Im Nachhinein können wir sagen, dass es auch mit etwas weniger Aufwand gegangen wäre“, stellt Mike Bernau fest.
Es gab kaum Probleme und wenn, wurden sie vom Projektteam, den Gesamtprojektleitern für den i.s.h.med-Ausbau, Guido Görisch und Michael Riedel, bzw. den Mitarbeitern von Cerner schnell gelöst.

Auch das Feedback der Anwenderinnen und Anwender war durchweg positiv. Selbst Mitarbeitende mit einer weniger ausgeprägten IT-Affinität fanden sich in der neuen Anwendung schnell zurecht. Dafür sorgten auch die gute Schulung der Key-User und die Anwesenheit von Betreuern vor Ort während der Einführungsphase. „Ein durchdachtes Schulungskonzept, erstellt von den Key-Usern, Support auf der Station während der Einführung, aber auch eine praxisgerechte Lösung sind die Kernpunkte bei so einem Projekt“, fasst Daniela Rygol zusammen. „Dann sind die Anwender zufrieden – und das Projektteam auch.“

Transparentere Abläufe, zufriedene Anwender, Motivation für weitere Projekte

Nachdem die Einführung in Bernau früher als geplant abgeschlossen war, folgte Berlin-Buch mit einem ebenso reibungslosen Start in die digitale Welt. Mike Bernau ist zufrieden: „Die Einführung hat hervorragend geklappt. Jetzt sind noch kleinere Nacharbeiten zu leisten, wie sie bei derartigen Projekten immer auftreten: Ein paar Anpassungen in den Katalogen, um sie noch praxistauglicher zu machen und kleinere Arbeiten in der PKMS-Erfassung.“ Das weitere Rollout von ePA-AC und LEP im Immanuel Krankenhaus Berlin am Standort Berlin-Wannsee und in der Immanuel Klinik Rüdersdorf befindet sich in der Planung.

Schon jetzt zeigt sich der Nutzen der digitalen Lösung in i.s.h.med: „Alleine die reibungslose Einführung hat gezeigt, dass die Anwendung gut bedienbar ist“, so Daniela Rygol. „Die Mitarbeitenden profitieren jetzt von transparenteren Prozessen, einfacherer Planung und Dokumentation im Pflegeprozess und vor allem von einer Entlastung bei der Erfassung der Abrechnungsdaten. Die Dokumentation ist für alle notwendigen Berufsgruppen einsehbar und jederzeit verfügbar. Die entsprechenden Leistungsziffern – insbesondere auch im Hinblick auf PKMS – generiert i.s.h.med anhand der ohnehin erforderlichen Pflegedokumentation automatisch.
Gleichzeitig hat die Leitungsebene durch die LEP- Daten einen wesentlich besseren Überblick über die erbrachten Leistungen und die eingesetzten Ressourcen. Wir erhoffen uns hier eine langfristige Erleichterung und Optimierung der Personaleinsatzplanung. Am Ende profitieren aber auch die Patientinnen und Patienten. Denn wenn die Pflegekräfte richtig eingeplant sind und weniger Zeit mit Dokumentation und Abrechnung verbringen müssen, bleibt ihnen mehr Zeit für die direkte Patientenversorgung. Insofern haben wir nicht nur die Dokumentation digitalisiert, sondern auch die Pflege selbst zukunftsorientiert vorangebracht.“

Und weiter geht´s…

Die nächsten Projekte im Rahmen des i.s.h.med- Ausbaus in der Immanuel Albertinen Diakonie sind bereits in vollem Gange. „Wir bereiten derzeit in der bewährten häuserübergreifenden Projektstruktur die Einführung von SmartChart & Smart Medication, standardisierte Arztbriefschreibung und Multiressourcenplanung vor“, sagt Daniela Rygol.

Foto: ©Alexander Nikiforov, Getty Images